Créer une cohorte

Une cohorte est une livraison d’un parcours à un groupe, à une date planifiée : une formation encadrée. Chaque stagiaire de la liste reçoit son propre environnement de lab, et vous suivez la classe en direct depuis la page de la cohorte (voir Animer une cohorte).

Avant de commencer, il vous faut :

• dans une organisation en abonnement, une licence Instructor attribuée à votre compte (voir Licences) ; dans une organisation sous contrat, le rôle formateur ou administrateur (voir Membres et rôles) ;
• un parcours publié contenant au moins un scénario (voir Composer un parcours).

Places et licences : deux choses différentes

Une place est le créneau d’un stagiaire dans une cohorte. Elle se paie en crédits, sur votre propre solde, au lancement de la cohorte. Une licence est un abonnement nominatif dans l’organisation (Pro, Instructor), géré depuis la facturation. Inscrire quelqu’un à une cohorte ne consomme aucune licence et ne change pas celle qu’il possède. Voir Licences.

1. Choisir le parcours

1. Dans le menu latéral, ouvrez Former, puis Cohortes.

2. Cliquez sur Nouvelle cohorte. L’assistant affiche trois étapes : Parcours, Planification et Participants.

3. Sous Choisir un parcours, cliquez sur le parcours à livrer. La cohorte copie sa séquence et ses supports : modifier le parcours plus tard ne changera pas cette classe.

2. Planifier

1. Sous Quand elle a lieu, saisissez un Nom, par exemple « Kubernetes Fundamentals — septembre ». Le nom du parcours est proposé par défaut.

2. Choisissez le Début planifié. C’est une annonce pour les participants : rien n’est provisionné ni facturé à partir de cette heure. C’est vous qui lancez.

3. Réglez la Durée en minutes. Elle est proposée à partir des durées estimées des scénarios. C’est la durée réelle de toute la classe, pas d’un scénario : la séquence se déroule à l’intérieur, et c’est le temps dont dispose l’environnement de chaque stagiaire.

4. Cliquez sur Composer la cohorte. La cohorte est créée en brouillon : elle ne coûte rien et apparaît déjà dans la liste.

3. Inscrire les participants

À l’étape Participants, le panneau Qui participe propose deux façons d’ajouter des places.

1. Pour des personnes déjà membres de l’organisation : sous Inscrire des membres, cochez-les, puis cliquez sur Inscrire. L’inscription n’envoie aucune invitation. Un membre doit avoir rejoint l’organisation pour être inscrit.

2. Pour des personnes qui ne sont pas encore membres : dans Inviter par e-mail, saisissez les adresses, une par ligne ou séparées par des virgules, puis cliquez sur Inviter. Une adresse en double ne compte qu’une fois.

Une adresse invitée qui n’a pas encore de compte Klastro reçoit une invitation par e-mail, et la personne rejoint votre organisation pour suivre la formation. Une adresse qui correspond déjà à un compte est ajoutée directement, sans e-mail : prévenez la personne vous-même. Une cohorte accepte jusqu’à 500 participants.

Pour retirer quelqu’un, ouvrez la page de la cohorte et cliquez sur l’icône de retrait de sa ligne, dans le tableau Participants. C’est possible uniquement tant que la cohorte n’est pas lancée.

Astuce

Vous n’avez pas tout sous la main ? Cliquez sur Enregistrer et terminer plus tard. Depuis la page de la cohorte, Reprendre la composition vous ramène directement aux participants.

4. Lire le prix

Le panneau Ce que cela coûtera se met à jour à chaque changement de la liste.

Ligne	Signification
Places sur la liste	Le nombre de stagiaires inscrits.
Incluses dans votre forfait	Les places que votre forfait couvre sans surcoût, pour chaque cohorte.
Places supplémentaires	Les places au-delà, avec leur prix unitaire en crédits.
Total au lancement	Ce qui sera débité de votre solde quand vous lancerez.

Le prix d’une place supplémentaire dépend des environnements des scénarios de la séquence et de leur durée estimée, plafonnée à la durée de la cohorte. Allonger la cohorte peut donc augmenter le prix. Les forfaits et les places incluses sont décrits dans Forfaits et crédits.

Dans une organisation sous contrat, la cohorte est couverte par le contrat : aucun crédit n’est débité et le prix n’est pas affiché.

5. Lancer la cohorte

1. Cliquez sur Lancer. Le bouton s’active quinze minutes avant le Début planifié ; avant, il affiche « Ouvre dans … ».

2. Si votre classe est prête plus tôt, cliquez sur Démarrer maintenant. La fenêtre de confirmation rappelle que la durée de la cohorte commence à courir dès le lancement.

3. Lisez la confirmation : elle indique le montant exact débité de votre solde et le nombre d’environnements démarrés. Cliquez sur Lancer et payer …, ou sur Lancer si la cohorte tient dans la dotation de votre forfait.

Ce qui est définitif au lancement

• Les crédits sont débités d’avance, sur votre solde, et ne sont pas remboursés si la classe se termine plus tôt.
• La liste des participants est figée : impossible d’ajouter ou de retirer quelqu’un.
• La durée de la cohorte court à partir du lancement. Une fois écoulée, plus aucun nouvel environnement ne peut être démarré pour cette classe.

Après le lancement, chaque stagiaire démarre lui-même son environnement depuis Mes formations : il est créé à ce moment-là, pour que le temps de la séance serve à travailler. Les participants n’ont pas besoin de crédits pour leurs labs de cohorte. Ce qu’ils voient est décrit dans Rejoindre une formation.

Annuler une cohorte en brouillon

Sur la page d’une cohorte non lancée, cliquez sur Annuler la cohorte, puis confirmez. Elle quitte les cohortes à venir sans être supprimée : la liste et la séquence restent consultables. Rien n’est remboursé, car rien n’a été facturé.