Envoyer et gérer les invitations

Une invitation donne à une personne, identifiée par son adresse e-mail, le droit de passer un modèle d’Assessment avant une date limite. Le candidat ne peut l’accepter et démarrer que connecté avec cette adresse.

Prérequis :

• être Recruteur ou administrateur d’une organisation sous contrat entreprise ;
• avoir au moins un modèle d’Assessment (voir Créer et modifier des modèles d’Assessment).

Envoyer une invitation

1. Ouvrez Évaluer, puis Invitations, et cliquez sur Inviter un candidat.

2. Dans Candidat, renseignez :

   • Nom complet : de 2 à 100 caractères ;
   • Adresse e-mail : l’adresse avec laquelle le candidat se connectera.

3. Dans Assessment, ouvrez Modèle (Rechercher et sélectionner un Assessment), tapez quelques lettres pour filtrer, puis choisissez le modèle. Les modèles archivés ne sont pas proposés.

4. Réglez la Date d’expiration : cliquez sur 7 jours, 14 jours ou 30 jours, ou choisissez une date et une heure précises. La date doit être dans le futur.

5. Dans Paramètres de session, choisissez le mode d’autorisation :

   • Validation automatique (par défaut) : le candidat démarre immédiatement ;
   • Validation manuelle : vous validez avant le démarrage.

6. Activez Exiger la webcam si vous voulez annoncer au candidat une surveillance par webcam (voir Webcam et surveillance).

7. Cliquez sur Envoyer l’invitation.

Le message « Invitation envoyée — Envoyée à … » confirme l’envoi. Le candidat reçoit aussitôt un e-mail contenant le lien vers son invitation et le délai dont il dispose. L’e-mail est adapté selon que le candidat a déjà un compte Klastro ou non. Ce qu’il voit ensuite est décrit dans Accepter une invitation.

Le bouton Réinitialiser vide le formulaire sans rien envoyer.

Validation manuelle

Avec la Validation manuelle, le candidat qui démarre arrive sur l’écran « En attente d’autorisation » et ses scénarios ne sont préparés qu’après votre accord. Le tableau de bord n’a pas de bouton pour donner cet accord : il se donne depuis l’intégration MCP de Klastro. Si vous n’utilisez pas cette intégration, choisissez la Validation automatique.

Comprendre les statuts

Statut	Signification
Créée	L’invitation existe et l’e-mail est parti. Le candidat n’a pas encore répondu.
Envoyée	Vous avez renvoyé l’e-mail avec Renvoyer l’e-mail. Le candidat n’a pas encore répondu.
Acceptée	Le candidat a accepté l’invitation. Il peut démarrer l’Assessment.
Révoquée	Vous avez annulé l’invitation. Le candidat ne peut plus l’accepter.
Expirée	La date d’expiration est passée sans que l’invitation soit utilisée.

Une fois le passage commencé, la carte Cycle de vie de l’invitation de la page de l’invitation prolonge ce parcours avec l’état de l’Assessment (En cours, Terminé, Temps écoulé, Évalué), puis RÉUSSI ou ÉCHOUÉ.

Note

Le statut passe à Expirée au moment où quelqu’un tente d’utiliser l’invitation après la date limite. En attendant, la date Expire le s’affiche en rouge sur la page de l’invitation.

Attention

L’expiration compte aussi après l’acceptation : un candidat qui a accepté mais n’a pas démarré avant la date d’expiration ne peut plus démarrer. Choisissez un délai qui lui laisse le temps de bloquer un créneau.

Renvoyer l’e-mail

Utile si le candidat ne retrouve pas le message.

1. Ouvrez Évaluer, puis Invitations, et cliquez sur la ligne de l’invitation.

2. Cliquez sur Renvoyer l’e-mail.

Le message « Invitation renvoyée par e-mail » confirme l’envoi et le statut passe à Envoyée. Le bouton n’apparaît que pour une invitation Créée ou Envoyée. Une invitation dont la date d’expiration est passée ne peut pas être renvoyée : créez-en une nouvelle.

Révoquer une invitation

1. Ouvrez la page de l’invitation et cliquez sur Révoquer.

2. Dans la fenêtre Révoquer l’invitation ?, cliquez sur Révoquer l’invitation.

Danger

La révocation est définitive : le candidat ne pourra plus accepter cette invitation. Pour l’inviter à nouveau, envoyez-lui une nouvelle invitation.

Vous ne pouvez révoquer qu’une invitation Créée ou Envoyée. Une invitation Acceptée ne se révoque plus.

Retrouver une invitation

La page Invitations affiche trois compteurs (En attente, Acceptées, Expirées) et la table Toutes les invitations, 10 lignes par page.

Pour filtrer la table, utilisez :

• Statut : un des cinq statuts ci-dessus, ou Tous les statuts ;
• Assessment : un modèle, ou Tous les Assessments ;
• deux dates pour borner la date de création (Créée à partir du, Créée jusqu’au).

Réinitialiser les filtres les efface tous.

La page d’une invitation regroupe :

Carte	Contenu
Candidat	Nom et e-mail.
Assessment	Nom et identifiant du modèle.
Paramètres	Mode d’autorisation (Automatique ou Validation manuelle) et Webcam requise.
Chronologie	Créé le et Expire le.
Cycle de vie de l’invitation	Le parcours décrit plus haut.
Résultat de l’Assessment	Dès que le candidat a démarré : statut, score, score requis, résultat, dates et durée.

Quand l’Assessment est terminé, le bouton Voir le rapport ouvre le rapport du candidat (voir Lire le rapport d’un candidat).

Voir aussi

• Problèmes d’invitation
• Superviser un passage en direct